De nombreux facteurs peuvent intervenir pour que votre évènement : mariage, fiançailles, évènement d’entreprise, soit une réussite. Le choix du prestataire évènementiel est l’un des critères essentiels à la bonne réalisation de votre évènement. Ces prestataires vous accompagnant durant toutes les étapes de votre projet, réalisent une tâche qui n’est, en effet, nullement facile. Ils auront la lourde charge de remarquer jusqu’aux moindres petits détails, notamment, dans le domaine de la logistique, la stratégie et enfin l’apport de soutien technique pour que le moment soit un succès. Comment identifier et choisir votre prestataire évènementiel ?
Sachez reconnaître vos besoins
Il arrive souvent que les prestataires ne comprennent pas précisément ce dont le client recherche. Et ce dernier peut aussi s’en prendre aux prestataires qui n’ont effectivement pas rempli ce dont ils prônaient dans le contrat, ce qui peut en conséquence résulté à un évènement raté.
Toutefois, il est à comprendre que l’on peut éviter certains échecs si l’on prend assez le temps de lister exactement ses besoins et exigences. Définir un cahier de charge bien clair vous permettra en outre de vous souvenir à temps de vos objectifs et de fixer les moyens exacts à mettre en œuvre pour que votre évènement se déroule sans encombre.
Établissez, en outre, votre budget ainsi que les limites à ne pas dépasser.
Le prestataire évènementiel pourra de ce fait appréhender vos envies. Il pourra ainsi vous proposer la solution qui pourrait correspondre à vos attentes ou à celles de votre société. Découvrez plus d’informations sur les prestataires évènementiels, en savoir plus ici.
Vérifiez quels sont les prestataires évènementiels disponibles
Une fois que vous avez dessiné avec plus de précision les contours de votre projet et que vous connaissez parfaitement vos objectifs et ce que vous recherchez, il est temps de découvrir les propositions des différents prestataires.
Quelques recherches sur la toile vous permettront déjà de trier les bons et mauvais prestataires (prestataire mariage, traiteur, animateur, décorateur…) grâce aux avis des clients, des références présentées sur le site de votre éventuel organisateur évènementiel.
D’autre part, n’hésitez pas à demander des avis si vous avez déjà quelques connaissances dans le monde de l’évènementiel. Ces derniers pourront vous aiguiller vers des contacts qui seront à même de prendre en charge votre projet et vous pouvez en ce sens négocier vos tarifs.
Avec cette démarche, vous pouvez vous reposer sur des prestataires de qualité tout en limitant considérablement l’étape recherche.
Il ne vous restera plus, une fois que vous aurez votre short-list, qu’à comparer les offres et le sérieux de chaque prestataire.
Contactez ceux que vous aurez définis comme intéressants et n’hésitez pas à multiplier les demandes de devis, du traiteur, devis location salle de mariage, devis décoration… afin de comparer également les services fournis et les prix. Choisissez l’offre que vous trouvez la plus adéquate à vos exigences et besoins. Et n’oubliez pas, ne vous précipitez pas immédiatement sur l’offre la moins chère qui risquerait de ne pas correspondre à vos recherches en termes de qualité.
Créez votre propre réseau de prestataires
Une fois toutes les différentes étapes citées plus haut franchies et que vous avez choisi l’organisateur idéal pour votre évènement, que votre projet a réussi et s’est bien déroulé comme vous le souhaitiez, il est important de penser à prendre le temps d’entretenir vos relations, et ce avec votre prestataire. Simplifiez la tenue de vos projets futurs pour éviter de vous en mordre les doigts et de devoir encore une fois faire tout le travail de recherche. Si vous arrivez à créer un réseau avec les meilleurs prestataires, à l’avenir vous gagnerez indéniablement du temps et de l’argent en vous concentrant immédiatement sur la première étape à franchir.
Finalement, le choix de prestataire évènementiel est surtout conditionné par les résultats et objectifs dont recherche le client. Car même si vous choisissez l’un des meilleurs prestataires les plus demandés et les plus réputés au monde, au final, si ce que vous demandez n’est pas dans ses qualifications ou encore que vous ne savez pas définir exactement vos objectifs, il est indéniable que vous courez tout droit vers l’échec. Il est capital que vous analysez en amont vos besoins, que vous étudiez ensuite ce que proposent les prestataires avec ses différents services pour réussir votre évènement.