À l’ère de la digitalisation où tout se fait à distance, en ligne ou sur la toile, la signature électronique devient de plus en plus accessible au grand public. À travers ce nouveau support de communication, vous n’êtes plus dans l’obligation d’imprimer les documents que vous obtenez en ligne pour pouvoir les signer. Au lieu de cela, il vous importe simplement d’utiliser un logiciel spécialisé pour la signature en ligne. Étant pleinement légale, vous pouvez aujourd’hui signer n’importe quel type de contrat et de document à distance grâce à la signature numérique.
La signature électronique : définition et principe
La signature numérique est un concept spécialisé unissant des aspects juridiques, techniques et pratiques. Pour faire simple, il s’agit d’une création technique à travers lequel le signataire appose son accord à valeur légale et juridique sur un document en version électronique. Dans ce contexte, il y a donc un rapport entre le document à signer, le signataire et l’outil de signature à distance.
Ce dernier est pour information un logiciel qui vous permet de signer des documents électroniques. Comme sur un document en papier, vous signez le document numérique, mais directement sur votre ordinateur, votre tablette ou votre Smartphone. Le logiciel de signature en ligne met à votre disposition un stylo numérique permettant de réaliser de manière précise votre signature. Par ailleurs, cette solution de signature à distance dispose également d’un système d’authentification de chaque signature. Cela dit, rendez-vous immédiatement sur universign.com pour entrer en contact avec une agence spécialisée qui dispose toutes les compétences et connaissances pour développer un logiciel de signature électronique adapté aux besoins de votre entreprise.
Signer en ligne les contrats, les autorisations et les formulaires
Les clients de votre entreprise peuvent utiliser la signature électronique sur les formalités exigeant de la signature comme le devis, le bon de commande ou l’abonnement. En optant pour un logiciel de signature à distance, vous offrez à vos consommateurs ou à vos clients une expérience utilisateur simplifiée. Cette solution facilite notamment les achats en ligne et les achats présentiels recommandant la signature sur papier. De plus, la signature digitale permet aussi d’éviter à vos clients d’imprimer les documents, les signer, les scanner puis les renvoyer par mail à votre entreprise.
C’est pour cette raison qu’il est indispensable d’utiliser un outil de signature à distance pour votre entreprise. Ainsi, vous pouvez offrir à vos clients une expérience d’achat rapide et facile, qui peut être réalisée à n’importe quel endroit, sur n’importe quel appareil, tablette, ordinateur ou Smartphone. Les clients se numérisent de plus en plus, et actuellement, ils n’ont plus le temps de conclure des contrats de vente longs ou de réaliser des procédures de signature sur papier. En effet, une démarche accablante peut rapidement les inciter à abandonner votre offre.
Signer à distance les documents des RH et les contrats de travail
Les ressources humaines (RH) dans votre entreprise doivent aussi utiliser une signature électronique. Dans ce type de service, la rapidité est un facteur décisif. En effet, l’utilisation d’un logiciel de signature numérique permet à vos futurs employés de signer en ligne leurs contrats de travail en toute confidentialité. De ce contexte, vous n’êtes plus dans l’obligation de demander à vos futurs collaborateurs de se présenter physiquement dans les bureaux pour signer les contrats de travail avant d’intégrer leurs postes.
Par ailleurs, ce logiciel, spécialisé pour la signature à distance, simplifie aussi les démarches administratives des employés tout en montrant une image innovante à votre entreprise. En effet, cet outil de signature numérique est très pratique pour les personnels du service RH. Il permet notamment d’éviter de faire l’impression et l’archivage des documents en format papier qui occupent souvent des places importantes dans les bureaux. Le logiciel permet également de centraliser sur une seule plateforme tous les documents en lien avec les recrutements. De plus, en étant stockée sur le cloud, tous les responsables RH peuvent avoir accès à tous ces dossiers à distance. Cela signifie qu’il est possible alors d’envoyer et gérer les demandes de signature depuis leur logiciel RH, sans se déplacer dans chaque bureau administratif de votre société.
Numériser la signature des contrats et des accords avec des prestataires
L’utilisation d’une solution de signature à distance est également courante pour signer les contrats et les accords avec des prestataires ce logiciel vous permet notamment de transmettre une image de société soucieuse de ses collaborations avec ses prestataires tout améliorant la communication opérationnelle avec eux. De plus, la possibilité de rassembler les documents relatifs aux contrats et aux accords avec les fournisseurs constitue un facteur déterminant, car toutes les documentations sont accessibles sur une seule plateforme.
C’est la raison pour laquelle la majorité des entreprises d’aujourd’hui utilisent un logiciel de signature en ligne pour envoyer les contrats à leurs fournisseurs. La solution est conçue spécialement pour s’intégrer en toute facilité à tout type de logiciel tiers. Cela vous permet alors de simplifier les procédures des coopérations d’entreprises, car tous les documents nécessaires sont ainsi intégrés dans une seule solution numérique.